De 10 beste hulpmiddelen bij het schrijven

Zakelijk bloggen is vaak best inspannend. Eerst bedenken waarover en dan het schrijven zelf. Maak het jezelf makkelijker, gebruik hulpmiddelen.

Nadenken over de inhoud van je concept kost al vaak al heel wat zweetdruppels en als je dan eenmaal aan schrijven toe bent, blijkt dat dat ook niet vanzelf gaat. Mijn advies: maak het jezelf zo gemakkelijk mogelijk. Verwen jezelf, scherm jezelf af tijdens het schrijven en gebruik professionele hulpmiddelen, dan maak je schrijven leuk en houd je het vol. Hieronder vind je de 10 beste hulpmiddelen bij het schrijven op een rij.

1. Tablet, laptop

Wat een open deur, denk je misschien, om de tablet of laptop als schrijfhulpmiddel nummer 1 te zetten. De meeste moderne ondernemers zullen op dit moment heus wel beschikken over een PC – en misschien geldt dat ook wel voor een tablet of laptop. De reden om dit toch te doen is dat ik je erop wil wijzen dat een tablet of laptop je in staat stelt om te kiezen op welke plek je wilt gaan schrijven.

Als je het jezelf gemakkelijk wilt maken om te schrijven, kies dan een schrijfplek waar je je prettig voelt.

Dat is voor de één zijn kantoor, voor de ander een drukke lunchroom en een derde gaat het liefst op zolder zitten. Sterker nog: waar je het lekkerst schrijft kan voor jezelf zelfs per keer verschillen. Zorg ervoor dat je altijd op de plek kunt schrijven waar je op dat moment het liefst zou zitten. Een tablet of laptop draag je gemakkelijker met je mee dan een PC.

2. Kookwekker of alarm

Als ondernemer moet je het meestal hebben van korte schrijfmomenten, tussen twee afspraken of vergaderingen door. Voor je concentratie kan het helpen om dan een alarm of kookwekker te zetten, zodat je je in die korte periode geen zorgen hoeft te maken over de tijd. Zo weet je zeker dat je op tijd bent voor je volgende afspraak en in je schrijftijd kun je je helemaal focussen op het schrijven.

Als je het jezelf gemakkelijk wilt maken om te schrijven, zorg dan dat je je schrijftijd volledig kunt benutten.

Een andere manier om die kookwekker te benutten is als stok achter de deur: je spreekt met jezelf af dat je een bepaalde tijd achter elkaar schrijft (volgens Francesco Cirillo, de bedenker van de Pomodoro-techniek is 25 minuten een goede tijd), daarna mag je even ontspannen. Je zult zien dat daarmee je schrijfresultaat verbetert!

3. Mobiel en telefoon

Tja, als ik het dan toch heb over focus: iedereen weet hoe dwingend telefoon, email en social media om aandacht kunnen vragen. Het hoeft geen betoog dat je dit soort afleiding in je schrijftijd kunt missen als kiespijn. Leg de hoorn van je vaste telefoon van de haak en zet je mobiel in de stilstand als je gaat schrijven. Sluit je emailprogramma, zodat je ook geen melding krijgt van nieuwe mails.

Als je het jezelf gemakkelijk wilt maken om te schrijven, zorg dan dat je niet gestoord kunt worden door berichten.

 

4. Oordopjes/koptelefoon

Ken jezelf. Voor sommige mensen geldt dat ze zich moeilijk kunnen concentreren als er veel omgevingsgeluiden zijn, anderen vinden het juist heerlijk om in een omgeving met veel geroezemoes te werken. Hoe is dat voor jou? Om de invloed van omgevingsgeluiden zo laag mogelijk te houden, kun je kiezen voor een vast ‘achtergrondruisje’. Draag oordoppen of zet een koptelefoon op. Schrijf je lekker met hardrock op de achtergrond? Of raak je meer geïnspireerd door een harpconcert.

Als je het jezelf gemakkelijk wilt maken om te schrijven, stel dan de omgevingsgeluiden in naar je eigen behoefte.

 

5. Archief

Vanaf het allereerste begin van je project verzamel je informatie die je bij het schrijven kunt gebruiken. Vaak gaat dat niet eens zo bewust. Ik hoef natuurlijk niet uit te leggen dat het belangrijk is dit bronnenmateriaal goed op te slaan. Natuurlijk dient veel materiaal zich tegenwoordig digitaal aan. Leg daarvoor een digitaal archief aan: een speciale map in je projectmap of een vaste zoekterm in een programma als Evernote. Maar wat doe je met krantenartikelen, boeken en andere fysieke inspiratiebronnen? Zoek een archiefdoos of ruim een plank in, in je boekenkast. Bewaar alles zoveel mogelijk bij elkaar.

Als je het jezelf gemakkelijk wilt maken om te schrijven, richt dan een archief in voor het bronnenmateriaal dat je wilt verwerken in je project.

Natuurlijk is het fijn om al je bronnenmateriaal tijdens het schrijven binnen handbereik te hebben, maar dat is natuurlijk niet altijd mogelijk. Bedenk voordat je gaat schrijven welk materiaal je nodig hebt. Zo nodig scan je de papieren of hoofdstukken in en sla ze op in je digitale archiefmap.

6. Tekstverwerker

Waren de vorige vijf punten gericht op het optimaliseren van de omstandigheden bij het schrijven, nu komen we toe aan de hulpmiddelen die het schrijven zelf gemakkelijker maken. Verdiep je bijvoorbeeld eens in de mogelijkheden van Word. Het zakelijk gebruik van de tekstverwerker beperkt zich vaak tot offertes, rapporten en facturen. Voor een schrijfproject heeft het programma echter ook een aantal handigheidjes die beslist de moeite waard zijn.

Als je het jezelf gemakkelijk wilt maken om te schrijven, maak dan gebruik van de mogelijkheden van je tekstverwerkingsprogramma.

De spellingscontrole hoef ik vast niet te noemen, maar wist je dat Word ook een functie heeft om de leesbaarheid van je tekst te checken? Verder vind ik het zelf handig om met behulp van de stijlen de structuur van mijn tekst helder te krijgen in de linkermarge (onder koppen). Zo kan ik ook makkelijk bepalen waar een stuk het beste past en waar ik in de lijn van mijn betoog zit.

7. Schrijfgerei

En waarom zou je dan, naast een tekstverwerker ook nog een opschrijfboekje en een pen nodig hebben? Omdat je daarin ingevingen over je schrijfproject kunt noteren die je ‘onderweg’ krijgt. Zo weet je zeker dat je ze niet zult vergeten en kun je ze ook direct weer loslaten. Zodat je je weer kunt richten op het onderwerp waarover je op dat moment schrijft.

Als je het jezelf gemakkelijk wilt maken om te schrijven, zorg dan dat je ingevingen over je project vastlegt en weer terug kunt vinden.

Gebruik daarvoor liever geen losse blaadjes. De kans dat het je veel tijd kost om ze weer op te zoeken is te groot. Noteer bij je aantekeningen altijd de datum en eventueel waar je was toen je ze opschreef, dan kun je ze later nog sterker weer terughalen. (En potlood of pen is trouwens ook heel prettig om even op te kunnen kauwen als je iets goed moet doordenken.)

8. Taalhulp

Natuurlijk stuit je tijdens het schrijven wel eens op een taal- of grammaticakwestie. Kan ik dit woord wel of niet aan elkaar schrijven? Moet hier nu een t achter of is het niet nodig? Moet hier nu wel of geen komma staan? Laat je met name als je begint met schrijven door dit soort vragen niet uit je schrijfritme halen. Het is veel belangrijker dat je de eerste versie van je verhaal neerzet. Ze komen zeker aan de orde als je je tekst voor de tweede keer doorleest.

Als je het jezelf gemakkelijk wilt maken om te schrijven, laat dan taal- en grammaticavragen in de eerste versie links liggen. Concentreer je eerst op je verhaal

Soms blijft dezelfde vraag langskomen, dan wordt het irritant en dat leidt ook je aandacht weer af van het schrijven. In zo’n geval kun je hem beter snel oplossen. Kijk daarvoor op de taaladvieswebsite van Onze Taal.

9. Websites

Leesbaarheid van een tekst wordt voor een groot deel bepaald door de variatie in je taalgebruik. Korte zinnen, lange zinnen, verschillende woorden voor hetzelfde onderwerp, uitdrukkingen, vergelijkingen… Ik heb er zelf altijd wel plezier in om zo creatief mogelijk om te gaan met de mogelijkheden van de taal, maar soms ontbreekt me de inspiratie en blijf ik maar hangen op hetzelfde woord. Voor dat soort situaties heb ik altijd www.synoniemen.net bij de hand.

Als je het jezelf gemakkelijk wilt maken om te schrijven, zorg dan dat je de juiste websites als hulpbronnen binnen handbereik hebt.

Zo heb ik naast synoniemen.net ook www.woordenlijst.org en www.vandale.nl in mijn favorieten gezet, maar er zijn er nog meer. Kijk daarvoor ook eens op mijn blog: 10 onmisbare websites voor schrijvers.

10. Backup

Het laatste hulpmiddel dat ik wil aanraden is de backup. Ook hier zul je misschien zeggen: ‘ach, wie doet dat tegenwoordig nou niet?’ Maar ik kan je zeggen dat het toch regelmatig voorkomt dat mensen hun schrijfsels niet goed opslaan, teksten kwijt zijn, geplaagd worden door een kapotte harde schrijf… noem maar op.

Als je het jezelf gemakkelijk wilt maken om te schrijven, zorg dan dat je je schrijfproject op meerdere plekken opslaat.

Zelf vind ik het prettig om het bestand waar ik aan werk elke dag opnieuw op te slaan, onder een nieuwe datum. Zo behoud ik eerdere versies en raak ik nooit veel werk tegelijk kwijt. Denk ook na over het gebruik van de cloud als opslagmogelijkheid. Dropbox, Onedrive, Skydrive of Icloud geven ons de mogelijkheid op een backup van onze tekst veilig op te slaan en bovendien kun je hem vanaf elke plek benaderen, als je je tablet of laptop maar bij je hebt. Waarmee je dus altijd kunt gaan schrijven op de plek die jij het prettigst vindt.

Schrijven over je vak: maak het jezelf gemakkelijk, dan wordt schrijven leuker en boek je betere resultaten!

Groet,

28 mei 2015 | Zakelijk bloggen