Beter schrijven met de juiste aandacht op de juiste plaats

Mijn advies bij het schrijven van bedrijfsverhalen is: indelen met aandacht. Met de juiste aandacht op de juiste plaats bereik je je klant beter.

We beginnen er al mee op de lagere school, maar dat betekent nog niet dat we allemaal de schone kunsten van het lezen en schrijven tot in de puntjes beheersen. Een privémail of ansichtkaart lukt nog wel, maar een wervende webpagina voor je bedrijf, een competitieve offerte of een persbericht voor je nieuwe product, dat is andere koek.

Tijdens een bijeenkomst voor ondernemers mocht ik mijn verhaal doen over het schrijven van zakelijke teksten. Ik had twintig minuten. Dat is best kort. Net als in bedrijfsverhaal, wilde ik bij mijn praatje ook direct de aandacht grijpen, daarom deed mijn introductie in Nederlands ondersteund met gebaren.

tip 1
Plaats een tekst of plaatje waarmee je de aandacht van de lezer pakt aan het begin van elk zakelijk schrijven, of het nu een persbericht is, nieuwsbericht, websiteartikel, emailbericht, blog, offerte, nieuwsbrief of advertentie.

Natuurlijk werkte dat met die gebarentaal maar ten dele. De helft van de mensen was met zijn gedachten vast meer bij de vraag waarom ik met mijn handen stond te zwaaien – over hoe ik het bracht – dan bij wat ik zeggen wilde. En daar ben ik natuurlijk niet blij mee. Ik wil dat mijn publiek zich bezighoudt met wat ik te zeggen heb. Dat betekent dat ik met mijn manier van aandachttrekken mijn doel ben voorbijgeschoten. Net als bij het houden van een praatje, is dit ook iets om rekening mee te houden bij je zakelijke teksten.

tip 2
Trek de aandacht met iets dat je lezer begrijpt! Dat is het eerste wat je kunt doen om te zorgen dat je klant, prospect, leverancier of werknemer jouw zakelijke boodschap gaat lezen, dat hij gaat openstaan voor wat je schrijft.

Dit betekent dus dat je om een goede tekst te kunnen schrijven heel goed moet weten wie je tekst gaat lezen!

Ja, inderdaad. Dat is volgens mij het allerbelangrijkste bij alles wat je schrijft: weet tot wie je je richt, weet wie je doelgroep is, weet wie je lezer is. Dan kun je je bericht zo opstellen dat het aansluit bij zijn belevingswereld. Zo vergroot je de kans dat jouw boodschap optimaal overkomt. Daarnaast is het belangrijk om voordat je gaat schrijven vast te stellen wat je doel is en wat je wilt vertellen.

tip 3
Stel jezelf deze drie vragen voordat je een bedrijfsverhaal gaat schrijven
– Waarom schrijf ik deze tekst?
– Wie wil ik bereiken?
– Wat wil ik vertellen?

Je vraagt je misschien af waarom ik tijdens die introductie dan toch voor gebarentaal heb gekozen, terwijl ik wist dat niemand het zou kennen en het mensen zou afleiden van mijn verhaal?

Gewoon: ik wilde dat iedereen voelde hoe belangrijk het is om aandacht te trekken op een manier die bij je doelgroep aansluit. Daarmee groeit de kans dat ze daaraan denken op het moment dat ze zelf gaan schrijven.
De tweede reden om met gebarentaal te beginnen, is dat het symbool staat voor tip 4. Het is bij al je bedrijfsverhalen enorm belangrijk om een stap te zetten naar je publiek, naar je doelgroep.

tip 4
Kies je woorden, onderwerpen, voorbeelden, zinsbouw, humor zo uit dat ze aansluiten bij de belevingswereld van je lezers, bij hun wensen, angsten, humor, drijfveren, woonsituatie, persoonlijke voorkeuren en vooral: bij de reden dat ze contact hebben met jou. Dit geldt zowel voor business to consumercontacten, als voor business to business.

Door met jouw boodschap aan te sluiten bij de belevingswereld van je publiek, roep je namelijk herkenning op en daardoor zullen ze jouw tekst eerder met aandacht bekijken en doorlezen. Alleen zo heb je kans dat je hele boodschap overkomt!

Hoe je dat doet? Door indelen en aandacht!

Je kunt jezelf helpen bij het schrijven, door in gedachten te houden dat een tekst altijd uit vier delen bestaat:

een kop (die de aandacht trekt)
een intro
een midden
een eind

Als je je realiseert dat elke tekst deze structuur heeft, heb je al de mogelijkheid om elk verhaal dat je wilt vertellen in stukken te hakken en die op een logische manier te verdelen. Elk van deze vier onderdelen heeft namelijk een eigen functie:

tip 5
Wat zet je waar in een bedrijfsverhaal?
– De kop, de berichtregel of de betreft, gebruik je om te intrigeren, daarmee verleid je de lezer om het bericht nader te bekijken.
– In de intro geef je iets uitgebreider weer waarover de tekst/email of brief gaat, zodat je de interesse van de lezer aanwakkert.
– In het midden overtuig je de lezer van je visie/mening/ product.
– De afsluiting gebruik je om de lezer tot actie aan te zetten en je geeft hem alle informatie die hij daarvoor nodig heeft.

Laten we het eens bekijken aan de hand van het tekstje dat ik maakte over mijn presentatie:

Intrigerende kop:

Het pitchen van je business gaat je ondertussen wel goed af.

De intro wakkert interesse aan:

Maar een stukje schrijven voor of over je zaak, dat is weer heel andere koek.

Overtuigend midden:

Wat je in vijf minuten kunt uitleggen aan een klant, kost je soms uren om op papier te zetten.

Activerende afsluiting:

Tijdens de Eet en weet van april geeft Marja Duin van RedactieKracht je een aantal tips die je helpen bij het produceren van zakelijke teksten.

Aandacht

Deze structuur is bruikbaar bij alle zakelijke teksten. En als je er goed naar kijkt, speelt aandacht in elk onderdeel de hoofdrol:

De kop: Je wekt de aandacht van de lezer
De intro: Je geeft aandacht aan de lezer
Het middenstuk: Je besteedt aandacht aan een probleem, behoefte of wens van de lezer
De afsluiting: Je geeft aandacht aan het vervullen van de wens of behoefte van de lezer.

Conclusie

Ga bij het schrijven over je organisatie dus in de schoenen van je lezer staan. Voor een klant zul je over andere onderwerpen schrijven en een andere toon hanteren dan voor leveranciers, voor het profiel op een datingsite schrijf je een ander stukje dan voor je eigen website. Houd steeds in de gaten dat je je lezer moet verleiden om door te lezen, dat zal beter lukken met de juiste aandacht op de juiste plaats.

Groet,